Lưu đồ thể hiện trình tự các bước trong quy trình bình duyệt, biên tập, xuất bản một bài báo được thể hiện trong hình dưới dây. Cụ thể như sau:

QUY TRÌNH XUẤT BẢN BÀI BÁO

Bước 1: Tác giả nộp bài trên hệ thống.

Bước 2: Trị sự tiếp nhận bản thảo bài báo thông qua cổng gửi bài của TCĐC, thực hiện thường xuyên trong các ngày làm việc; tiến hành rà soát các yêu cầu về bố cục nội dung và hình thức của bài báo, kiểm tra tỷ lệ trùng lặp bằng phần mềm.

Nếu đạt yêu cầu, bài báo sẽ được phân loại ghi mã số để trình Tổng biên tập, đồng thời gửi thông báo đến tác giả. Nếu bài báo chưa đạt yêu cầu, Trị sự gửi thông báo đến tác giả để yêu cầu điều chỉnh theo quy định của TCĐC và gửi lại qua hệ thống.

Bước 3: Tổng Biên tập thẩm định sơ bộ bài báo, chỉ định thành viên Hội đồng biên tập (Biên tập viên chuyên ngành) có chuyên môn phù hợp để đánh giá bài báo.

Bước 4: Biên tập viên chuyên ngành đánh giá, nhận xét sơ bộ bài báo.

Nếu bài báo không đủ điều kiện để đưa vào quy trình phản biện, Biên tập viên chuyên ngành kiến nghị từ chối đăng, Tổng biên tập xem xét ra quyết định cuối cùng (Bước 7).

Nếu bài báo đủ điều kiện để đưa vào quy trình phản biện, Biên tập viên chuyên ngành giới thiệu ít nhất 02 phản biện. Ban thư ký liên hệ và gửi bài báo đến 02 phản biện để thực hiện quy trình phản biện độc lập (không có các thông tin về tác giả).

Bước 5: Người phản biện thực hiện nhận xét, thẩm định nội dung bài báo theo mẫu của TCĐC, ký tên và gửi cho Ban thư ký qua hệ thống quản lý trực tuyến hoặc qua email: journalofgeology@gmail.com. Thời hạn phản biện không quá 30 ngày kể từ ngày gửi thư mời phản biện.

Bước 6: Biên tập viên chuyên ngành nhận xét, đánh giá kết quả phản biện trước khi đưa ra quyết định về việc cho phép tác giả chỉnh sửa hoặc kiến nghị từ chối đăng/chấp nhận đăng.

Nếu Biên tập viên chuyên ngành đồng ý để bài báo có thể chỉnh sửa, Ban thư ký gửi kết quả phản biện (xóa thông tin người phản biện) và đề nghị tác giả chỉnh sửa theo ý kiến nhận xét phản biện. Thời hạn cho phép tác giả chỉnh sửa bản thảo bài báo không quá 45 ngày kể từ ngày gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa. Trong trường hợp tác giả muốn kéo dài thêm thời gian chỉnh sửa bài báo thì phải gửi email thông báo đến TCĐC và được sự đồng ý của Tổng biên tập. Quá trình chỉnh sửa bài báo có thể lặp lại nhiều lần từ Bước 4 đến Bước 6 đến khi Biên tập viên chuyên ngành đưa ra kiến nghị từ chối đăng/chấp nhận đăng.

Nếu Biên tập viên chuyên ngành ra kiến nghị từ chối đăng hoặc chấp nhận đăng đối với bản thảo bài báo, Ban thư ký gửi ý kiến nhận xét của phản biện và Biên tập viên chuyên ngành tới Tổng biên tập để ra quyết định cuối cùng (Bước 7).

Bước 7: Tổng biên tập hoặc Phó tổng biên tập (khi được Tổng biên tập ủy quyền) đánh giá lại toàn bộ quá trình bình duyệt bài báo, ra quyết định cuối cùng về việc từ chối đăng hoặc chấp nhận đăng, hoặc có thể mời thêm phản biện thứ ba đánh giá nội dung bài báo (bắt đầu lại từ Bước 5).

Bước 8: Trong trường hợp bài báo được chấp nhận đăng, ban thư ký thực hiện các công việc sau:

• Gửi bản thảo của bài báo tới biên tập viên tiếng Anh để hiệu đính nội dung tiếng Anh của bài báo.
• Gửi bản thảo của bài báo tới biên tập viên kỹ thuật để thực hiện quy trình biên tập. Biên tập viên kỹ thuật hiệu đính bản thảo về mặt kết cấu và các vấn đề liên quan đến kỹ thuật chế bản, sau đó chuyển đến Thư ký tòa soạn.

Bước 9: Thư ký tòa soạn gửi thông báo và file pdf bài báo đã được biên tập kỹ thuật đến tác giả liên hệ để đọc kiểm tra, hiệu đính trước khi xuất bản. Tác giả đọc soát và gửi thông báo tới TCĐC đồng ý với các nội dung của bài báo sẽ được đăng hoặc các hiệu đính, bổ sung, điều chỉnh (nếu có).

Trường hợp các điều chỉnh, bổ sung của tác giả có thể ảnh hưởng đến nội dung, chất lượng của bài báo thì Thư ký tòa soạn phải xin ý kiến của Tổng biên tập quyết định.

Bước 10: Thư ký tòa soạn có trách nhiệm đọc rà soát, hiệu đính bản thảo, ra bản bông sạch, trình Tổng biên tập phê duyệt đăng bài.

Nếu bản bông đạt yêu cầu, Tổng biên tập duyệt đăng và chuyển bài báo đến Trị sự.

Nếu bản bông không đạt yêu cầu, Tổng biên tập yêu cầu biên tập, hiệu đính lại (quay lại từ bước 8).

Bước 11: Trị sự TCĐC gắn mã số định danh điện tử (DOI) cho bài báo, đính kèm tệp (file) bản bông, đưa bài báo vào số xuất bản. Bài báo sẽ xuất hiện trên website của TCĐC và bắt đầu lưu hành. Bài báo đã gắn DOI và đăng tải trên website của TCĐC có giá trị sử dụng như bài báo in chính thức.